Beruf Pflegehelfer / Pflegehelferin

Ogni mese devo mandare le fatture ai clienti e ogni volta perdo una serata. Ho un file Excel con nome, email e codice cliente, e una cartella con i PDF delle fatture, uno per cliente. Finora apro il file, copio l'indirizzo, allego il PDF giusto e invio, uno per uno. Il rischio è sempre quello di allegare la fattura di uno al cliente sbagliato, e con venti o trenta clienti la stanchezza gioca brutti scherzi. Mi chiedevo se esiste un modo per fare un unico invio in cui ogni email pesca automaticamente il suo allegato, senza che io debba controllare manualmente ogni abbinamento.

Sì, si può fare, ed è una delle funzioni che uso di più nel Software per e-mail di massa di LetsExtract. In pratica importi la lista con una colonna che contiene il nome del file da allegare, e nel testo dell'email usi una variabile per richiamare quel file. Il programma, al momento dell'invio, prende per ogni riga l'allegato corrispondente, quindi non devi fare nessun abbinamento a mano. Funziona anche con variabili nel corpo del messaggio, tipo %Nome% o %CodiceCliente%, così ogni email è personalizzata. La licenza è una tantum e non paghi per ogni invio, il che per un uso mensile come il tuo cambia parecchio rispetto ai servizi in abbonamento. C'è una versione di prova gratuita, quindi puoi testare su cinque o sei clienti prima di farlo su tutta la lista.

Questa cosa della variabile per l'allegato mi risolve esattamente il problema, perché finora il collo di bottiglia era proprio l'abbinamento manuale. Un paio di dubbi prima di provare. Il primo: se i PDF sono in sottocartelle diverse e non tutti nella stessa cartella, la variabile riesce a trovarli o devo prima spostarli tutti insieme? Il secondo: se per un cliente manca il file o il nome è scritto in modo diverso rispetto alla lista, il programma salta quella riga e mi avvisa, oppure invia l'email senza allegato e io me ne accorgo solo dopo? Preferisco sapere come gestisce gli errori prima di rischiare di mandare fatture incomplete.